Ihre Abrechnung
Beratung und persönlich zugeschnittenes Angebot
Nach Kontaktaufnahme und einem persönlichen Gespräch wird von EXTERN ein Kundenspezifisches Angebot für Sie erstellt. Wir unterstützen Sie bei der Wahl der richtigen Gerätetechnik sowie der für Sie besten Vertragsgestaltung. Wir dokumentieren die Versorgungs- und Nutzerstruktur Ihrer Liegenschaft und suchen zusammen mit Ihnen nach dem optimalen jährlich wiederkehrenden Ablesetermin. Gemeinsam finden wir durch Gespräche die passende Lösung für Ihre kostenoptimierte und rechtssichere Abrechnung und helfen Ihnen, mögliche Fehler zu erkennen und zu vermeiden.
Montage und Stammdatenerfassung vor Ort
Nach eingegangener Auftragserteilung wird ein Montagetermin vereinbart. Die Montage der Gerätetechnik ist Vorraussetzung für einen reibungsfreien Ablauf und der korrekten Abrechnung. EXTERN nimmt im Rahmen der Montagearbeiten eine Identifizierung der Heizkörpertypen vor und ermittelt alle benötigten Daten zur Bewertung der Heizkörper mit Wattleistung und KC-Werten.
Anmeldung und Ablesung
Über den Ablesetermin wird der Vermieter und die Mieter per Hausaushang mindestens14 Tage vor dem eigentlichen Termin informiert. Bei der Ablesung notiert unser Ableser den Verbrauch bzw. Zählerstand. Bei Heizkostenverteilern nach dem Verdunsterprinzip wird zusätzlich ein Austausch der Ampulle vorgenommen. Jeder Nutzer erhält von seiner Ablesung ein Protokoll mit Erklärungen zu den Ablesewerten und der nachfolgenden Berechnung. Sollten Sie Selbstablesung mit uns vereinbart haben, erhalten Sie ebenfalls Ableselisten von uns zur Verfügung gestellt.
Heizkosten- und Hausnebenkostenaufstellung / Nutzerliste
Mit den Anmeldeunterlagen bekommt jeder Vermieter/Hausverwalter die benötigten Formulare zur Abrechnungsvorbereitung. In diesen Formularen werden alle angefallenen Kosten (Brennstoffbezüge, Schornsteinfeger, Betriebsstrom bei Hausnebenkosten Wasser, Versicherungen, Grundsteuer etc.) eingetragen. Auf der Nutzerliste werden eventuelle Nutzerwechsel vermerkt und weitere Größen wie Wohnfläche und Vorauszahlungen aufgeführt. Nach Eintrag aller Kosten werden die Formulare an EXTERN zurück gesandt. Zur Übermittlung Ihrer Kosten an uns haben Sie die Wahl:
Formulare - Übermittlung in Papierform
Internet - Nutzen Sie unseren E-Service
Elektron. - Datenaustausch Datenträgeraustausch per E-Mail oder Datenträger
Unsere Mitarbeiter überprüfen Ihre Angaben auf Plausibilität und warnen bei zu extremen Abweichungen zum Vorjahr. Wir wollen keine evtl. unsicheren Daten ohne Nachfrage bei unseren Kunden verwenden.
Abrechnungserstellung
Nach Sammlung aller Unterlagen werden die Daten in unserer EDV-Anlage aufbereitet. Das Ergebnis für unsere Kunden ist eine Heizkostenabrechnung oder Hausnebenkostenabrechnung bestehend aus einer Gesamtabrechnung für den Vermieter/Hausverwalter sowie für jeden Mieter eine leicht verständliche und gut nachvollziehbare Nutzerabrechnung. Wir prüfen die Heizkostenabrechnung auf Plausibilität - wir haben Erfahrung mit vergleichbaren Wohnungen. Und wenn wir einen Fehler für möglich halten, dann treten wir mit Ihnen in Kontakt. Sie erhalten Ihre Abrechnung so aufbereitet, dass Sie unsere Ausdrucke direkt an Ihre Mieter verschicken können!
Mit diesem umfassenden und durchdachten Leistungspaket wollen wir Ihnen entgegenkommen. Wir verfolgen konsequent unsere Ausrichtung auf den Kunden mit individueller Dienstleistung und qualifizierten Mitarbeitern.